グループウェア

グループウェアとは、仕事を同時並行に進めるためにとても有効なソフトウェアです。

普通のパソコンのもグループウェアによく似た簡易な機能を備えたアプリケーションソフトがインストールされている場合があります。
マイクロソフト・オフィスの中のOUTLOOKという電子メールソフトです。
このアプリケーションには、電子メール以外にカレンダー機能が付いていて予定の管理ができるようになっています。このような個人的なスケジュール管理ソフトのことは、PIMとも呼ばれています。以前では電子手帳の主要な使用目的でした。また、最近ではスマホに予定機能の付いたカレンダーアプリが入っていますね。これらPIMの仕組みを社内で共有して使えるシステムがグループウェアと考えてみると分かりやすいでしょう。

グループウェアには、たくさんの機能があります。
主に使用されるのは、電子スケジューラー、電子掲示板、社内メールや社内会議システム、ファイルの共有などです。特に電子スケジュールや電子掲示板などの仕組みを活用して、
単に労務管理(出退勤管理)だけではなく、複数の人たちで進める同時並行のプロジェクトの進行度合いを管理したりできます。例えば、建築作業の工程管理などですね。
アナログ仕事時代では、ホワイトボードに線を引いて、カレンダーの罫線の中に進行予定を矢印で記入したり、ホワイトボードに各営業マンの本日の予定を記載し、得意先回り○○地区とか、出張のように記載しておき、問い合わせの電話が入るとそのボードを見て応接していました。
今でも、小さな規模の事業所では、同じようなことをしていますね。例えば、土木建築のプレハブ事務所なんかではアナログな仕組みがまだ残っています。

また、ワークフロー化(作業手順などを共有して担当者全員が確認しやすくすること)で、仕事を進めながら教育できるメリットがあります。
アナログ仕事時代では、現場でその都度業務を確認しながら部下に教えていく手順でした。

日商PC検定知識問題試験に出るポイントとしては、
このグループウェアでよく使用される機能
・掲示板
・予定管理(スケジュール管理)
・労務管理(出退勤管理)
・電子会議
・電子決裁(ワークフローシステム)
・社内メール
・共用マニュアル
・共有ファイル
・物品や会議室の予約
などの機能と、グループウェアには適していない機能
例えば、プレゼンテーション機能などの区別がよく出題されています。

グループウェアを使って共同作業ができるというポイントとスケジュール管理できるという項目がポイントです。
グループウェア


日商PC検定知識解説
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