日商PC検定データ活用３級サンプル問題の解き方その３

 
 
さて、今回は、問題１の内容を検討していきます。
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【問題１】
月の集計を行う際に、未入力のデータがあることに気が付きました。そこで、「販売管理
表.xls」ファイルの「10 月分」のシートに、山田さんが担当した下記データ１および２を追
加入力しなさい。
データの入力後には、以下の指示に従って表を完成させること。
データ１
売上日 取引先 商品名 数量
10/23 渋谷電器センター液晶 32 インチテレビ2
10/23 渋谷電器センター HDD付DVD400GB 5
10/23 渋谷電器センター HDD付DVD160GB 4
データ２
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至急
平成17 年10 月25 日
日商家電株式会社
山田 様
東京電器センター
下記の商品を至急お願いいたします。
250GB・DVD レコーダー ５台
32 インチ液晶テレビ 3 台
プラズマ37 インチテレビ 2 台
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「データ１」は、表形式のデータです。
「データ２」は、ＦＡＸで送らられてきた注文書の内容です。
EXCELファイルの「販売管理表.xls」ファイルの「10 月分」のシートに、
２つの「データ」から受注内容を追記する作業です。
１０月分の表に日付ごとに必要な行を追加挿入していきます。
今回は、１０月２３日に３行、１０月２６日にも３行を追加します。
この時挿入する場所は、１０月２３日の下段、１０月２６日の下段にします。
上段すると後から日付のコピーがしにくくなります。
日付の入力は、なるべく上の行の日付をオートフィルし、
オプションボタンで「連続」を→「コピー」に訂正して入力します。
なぜこうするか？
日付を間違えると、これ以降の集計からグラフまで全て間違いになってしまい
とんでもないことになります！
問題用のファイルの表は、新しくありません。
この問題のデータでは、２００６年になっています。
あなたが、もし受験してこの問題が出題されたなら手入力で日付を入力すると
EXCELの自動機能で現在の年度２０１４年に置き換わってしまう可能性があります。
こうなると集計した時に、追加したデータだけが、違う欄に集計されてしまって
正しく表示できません。
上述のオートフィルでなくても良いのですが、
必ず、日付の年度の確認と書式の確認をしてください。
見た目は、同じでも採点するコンピュータにとっては、意味が違う場合があります。
そして、その他の内容も同様に注意して追加していきます。
取引先や商品名は、その都度手入力していくと、入力ミスが起こりやすいので
他の項目からコピー＆ペーストで埋めてい行きます。
この際、必ず、コピー元の書式をそのまま適用して貼り付けてください。
書式が変わってしまうと減点の対象になります。
「データの入力後には、以下の指示に従って表を完成させること。」
は、Ｆ関数が必要です。
結構、複雑な式になります。
こちらは、次回に解説します。